Regolamento interno

Delibera Assembleare

Indicazioni per una migliore gestione dell’Associazione

La presente delibera è concepita per fornire tutte quelle indicazioni utili per una migliore gestione dell’Associazione nonché per favorire una maggiore conoscenza da parte dei/delle soci/e dell’identità e del funzionamento dell’Associazione stessa.

La delibera è approvata dall’assemblea dei soci.

  1. MODIFICHE ALLA DELIBERA

L’Assemblea dei/delle soci/e approva a maggioranza semplice eventuali modifiche e/o integrazioni alla presente delibera anche su proposta del Consiglio Direttivo che ha il compito di monitorarne l’effettiva efficacia.

La Presidenza, di seguito meglio definita, può formulare eventuali modifiche e/o integrazioni da presentare al Consiglio Direttivo che provvede alla stesura definitiva da portare alla prima Assemblea dei/delle Soci/e utile.

  1. ORGANISMI DELL’ASSOCIAZIONE

Sono Organismi dell’Associazione:

  • L’ASSEMBLEA DEI SOCI
  • IL CONSIGLIO DIRETTIVO
  • IL COLLEGIO DEI SINDACI REVISORI

2.1 L’ASSEMBLEA DEI SOCI

L’assemblea dei soci e delle socie é il massimo organo di indirizzo dell’Associazione e i suoi compiti sono regolati all’articolo 21 dello statuto sociale.

2.2 IL CONSIGLIO DIRETTIVO

Il Consiglio Direttivo è eletto dall’Assemblea dei soci ed è composto da un minimo di 5 a un massimo di 17 membri eletti fra i/le soci/e. Il Consiglio Direttivo è l’organo di amministrazione previsto dall’art. 26 del CTS, dura in carica tre anni ed i suoi componenti sono rieleggibili (art. 22 dello Statuto sociale).

Si definisce in 15 il numero di membri del Consiglio Direttivo.

I componenti del Consiglio Direttivo non devono trovarsi in nessuna condizione di incompatibilità previste dall’art 2382 del codice civile (Cause di ineleggibilità e di decadenza).

Le cariche di Presidente, Vicepresidente, Segretario/a, Segretario/a supplente e Tesoriere sono incompatibili con incarichi esecutivi di partito o di organizzazioni politiche e con incarichi di Governo, Presidente o Assessore Regionale o Provinciale, Sindaco o Assessore Comunale.

I compiti del Consiglio Direttivo sono regolati all’articolo 25 dello statuto sociale.

2.3 IL COLLEGIO DEI SINDACI REVISORI

Il Collegio dei Sindaci revisori è un organismo di garanzia e di controllo ai sensi dell’art. 30 del CTS (art. 28 dello statuto sociale).

  1. CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI

Come previsto dall’articolo 17 dello Statuto sociale, le riunioni dell’Assemblea sono ordinariamente convocate a cura del Consiglio Direttivo tramite avviso scritto, contenente la data e l’ora di prima e seconda convocazione e l’ordine del giorno, da esporsi in bacheca e/o da inviare ai/lle soci/e tramite posta elettronica e/o posta ordinaria almeno quindici giorni prima.

  1. CONVOCAZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Il Consiglio Direttivo si riunisce di norma ogni 15 giorni, in un giorno prestabilito, senza necessità di ulteriore avviso e straordinariamente quando ne facciano richiesta almeno un terzo dei/delle Consiglieri/e, o su convocazione del/la Presidente.

È da ritenersi valido il Consiglio Direttivo non formalmente convocato in presenza della totalità dei Consiglieri. (articolo 26 statuto sociale)

È compito del Presidente istruire un gruppo email e un gruppo WhatsApp (o simile) di tutti i membri del Consiglio Direttivo a mezzo dei quali provvede a convocare le riunioni dello stesso.

Ogni convocazione deve essere corredata da un Ordine del Giorno definito dalla Presidenza.

La Convocazione, corredata di Ordine del Giorno, deve essere inviata ai/alle Consiglieri/e almeno quattro giorni prima della riunione.

Eventuali riunioni straordinarie devono essere motivate da un O.d.G da inviare tempestivamente ai membri del Consiglio Direttivo.

4.1 COMUNICAZIONE INTERNA AL CONSIGLIO DIRETTIVO

È compito del/della Presidente aggiornare tempestivamente il Consiglio Direttivo, tramite gruppo email o gruppo Whatsapp (o simile), di ogni provvedimento preso con urgenza.

Tale provvedimento sarà comunque riportato all’O.d.G. della prima seduta utile del Consiglio, ufficialmente discusso e messo a verbale.

E’ auspicabile il coinvolgimento della Presidenza nella valutazione dei provvedimenti urgenti.

  1. COMMISSIONI

E’ prevista l’istituzione di Commissioni nominate dal Consiglio Direttivo.

Ogni Commissione è composta da un minimo di tre ad un massimo di cinque Soci/e, di cui almeno un/a Consigliere/a che avrà compiti di coordinamento.

I/le Soci/e membri della Commissione sono individuati sulla base di competenze e o esperienze attinenti il tema trattato dalla Commissione.

Ogni Consigliere/a può far parte di più commissioni, ma coordinarne solo una.

Le Commissioni hanno il compito di:

  • definire da un punto di vista organizzativo le indicazioni del Consiglio
  • proporre al Consiglio cambiamenti per una migliore gestione dell’attività
  • suggerire al Consiglio proposte anche innovative.

Le Commissioni possono essere allargate ad un massimo di sette membri, in caso di particolari situazioni individuate dal Consiglio, per es. l’inizio di nuove attività.

I Soci/e Consiglieri/e che andranno ad integrare la Commissione decadranno entr 15 gg. dalla chiusura della nuova attività o al raggiungimento dello scopo prefissato.

Sono istituite le seguenti Commissioni permanenti: Presidenza, Commissione Amministrativa, Commissione Bar e Attività stagionali, Commissione rapporti con l’Amministrazione Comunale. E’ facoltà del Consiglio Direttivo istituire ulteriori commissioni, se utili al buon andamento della Casa del Popolo.

È compito del Consiglio istituire ulteriori Commissioni.

I membri delle Commissioni non facenti parte del Consiglio possono partecipare, su richiesta, alle sedute Consiliari, senza diritto di voto.

5.1 PRESIDENZA

La Presidenza è composta dal/la Presidente, dal/la Vicepresidente, dal/la Segretario/a e dal/la Tesoriere.

E’ coordinata dal/la Presidente e, in sua assenza, dal/la Vicepresidente.

La Presidenza si riunisce di norma settimanalmente per:

  • Condividere informazioni, dati, richieste esterne e altro di cui ciascun membro dispone, affinché possano essere portate all’attenzione del Consiglio
  • Definire l’Ordine del Giorno delle riunioni del Consiglio
  • Eseguire le delibere del Consiglio
  • Curare la gestione del personale, anche avvalendosi di consulenti esterni. Rientrano tra i compiti della Presidenza istruire la selezione del personale, la definizione dei turni di lavoro e l’elaborazione dei mansionari. Tutte le proposte inerenti la gestione del personale dovranno essere messe all’ODG del primo Consiglio direttivo utile che delibererà anche sulle nuove assunzioni. Le selezioni del personale sono improntate alla stabilizzazione delle/dei lavoratori/trici, favorendo ove possibile l’occupazione giovanile.
  • Prendere in carico ogni richiesta da parte di terzi, Associazioni, Soci che contempli l’utilizzo di spazi di proprietà della Casa del Popolo in nonché qualsiasi mandato a Privati, Società, Aziende, Consulenti e definire i possibili accordi da portare all’attenzione del Consiglio Direttivo alla prima riunione utile.

5.2 COMMISSIONE AMMINISTRATIVA

La Commissione amministrativa è costituita dal Presidente, dal Tesoriere, dal Segretario, da un Sindaco Revisore e da un Consigliereo da un/a socio/a di comprovata esperienza.

La commissione è coordinata dal Tesoriere e si riunisce di norma una volta al mese per:

  • Prendere visione della corretta stesura di contratti, comodati d’uso e ogni forma di impegno per l’utilizzo degli spazi della Casa del Popolo
  • Prendere visione della corretta stesura di qualsiasi mandato a Privati, Società, Aziende e Consulenti
  • Verificare mensilmente la quadratura della cassa contanti utilizzata per le spese correnti
  • Esercitare un ruolo di controllo sull’espletamento del lavoro di contabilità, verificando periodicamente che sia eseguito in modo chiaro, corretto, ordinato, puntuale così come previsto dalle disposizioni di legge in materia e dalle indicazioni dell’eventuale consulente esterno.
  • Verificare che siano rispettate le scadenze amministrative, così come i termini temporali previsti per la presentazione del bilancio.

Nel caso in cui la Commissione verifichi la presenza di incongruenze è tenuta a comunicarlo al Consiglio. La Commissione può avvalersi di consulenti esterni.

5.3 COMMISSIONE BAR E ATTIVITÀ STAGIONALI (BAGNO BALENA, PIZZERIA)

La Commissione Bar e attività stagionali ha il compito di:

  • verificare il buon andamento ordinario del Bar Sociale
  • collaborare con la Presidenza segnalando anomalie nell’ordinaria gestione, tra cui l’eventuale aumento dei prezzi, le possibili chiusure, eventuali problematiche inerenti il lavoro del personale del bar
  • portare all’attenzione del Consiglio pareri e proposte inerenti il bar, tra cui migliorie dell’arredo, necessità di interventi di manutenzione ordinari e straordinari, aggiornamento della scelta dei prodotti offerti al bar
  • dare pareri sulla selezione e gestione dei fornitori
  • controllare lo stock di magazzino, segnalando l’insufficienza dei prodotti, nonché la loro mancanza ed indicando, in base alle regole per la gestione del magazzino e per l’emissione degli ordini, le quantità da ordinare anche in rapporto ad iniziative previste nel futuro prossimo
  • organizzare i turni dei volontari per iniziative particolari.

Le richieste in tal senso devono essere presentate all’Ufficio Segreteria che provvede a comunicarlo ai volontari

  • segnalare alla Presidenza la necessità della presenza dei dipendenti per iniziative particolari
  • partecipare con la Presidenza alla selezione del personale addetto al Bar da deliberare alla prima riunione utile del Consiglio direttivo.

Due mesi prima dell’apertura stagionale del BAGNO BALENA e della PIZZERIA, la Commissione BAR sarà integrata da ulteriori membri che abbiano competenze sulle attività, in particolare con due soci/e o Consiglieri per il Bagno Balena e due per la Pizzeria.

Ove occorresse, per la gestione delle due attività, possono essere costituiti specifici gruppi di lavoro, più sotto descritti.

La Commissione organizza la gestione diversificata per ogni attività, considerando ognuna di esse un autonomo “centro di costo” e, conseguentemente, avendo cura di considerare gli aspetti organizzativi, gestionali e amministrativi in modo autonomo per ogni attività.

Tra i compiti specifici dei Soci preposti a occuparsi delle due attività (Bagno Balena e Pizzeria) rientrano:

  • la programmazione dei turni dei volontari
  • la programmazione dell’approvvigionamento delle forniture
  • l’organizzazione logistica delle attività
  • la programmazione di eventi e iniziative culturali per la stagione. Il calendario degli eventi deve essere predisposto con un anticipo tale da garantire all’Ufficio Segreteria la possibilità di richiedere le autorizzazioni e i permessi agli Enti preposti

Entro quindici giorni dalla chiusura delle due attività la Commissione allargata provvederà, rapportandosi con laCommissione Amministrativa, a comunicare al Consiglio tutti i dati relativi agli incassi e alle tipologie e quantità dei prodotti utilizzati e debitamente scaricati dal magazzino generale.

5.4 COMMISSIONE RAPPORTI CON L’AMMINISTRAZIONE COMUNALE

La Commissione rapporti con L’Amministrazione Comunale si occupa di tutelare gli interessi derivanti da contratti e/o convenzioni in essere con l’Amministrazione comunale, anche di ordine urbanistico.

Fanno parte della Commissione il/la Presidente, almeno un/a Consigliere e due Soci/e.

Tale Commissione è coordinata dal/dalla Presidente che provvede alla sua convocazione, con debito anticipo, in tutti i casi in cui sia necessario interloquire con l’Amministrazione Comunale su richiesta della stessa o per necessità della Casa del Popolo.

La Commissione deve essere tenuta tempestivamente aggiornata sull’evolversi delle varie questioni in essere anche via WhatsApp (o simili) o email.

  1. GRUPPI DI LAVORO

Il Consiglio Direttivo può costituire Gruppi di Lavoro tematici finalizzati al raggiungimento di un obiettivo specifico entro un periodo temporale circoscritto.

Ogni Gruppo di Lavoro è costituito di massimo dieci membri di cui almeno un/a Consigliere/a e da Soci/e che per competenze possono contribuire al raggiungimento dello scopo.

Il Gruppo di Lavoro nomina un Coordinatore che può essere sia un/a Consigliere/a che un Socio/a avente competenze in materia.

Il Coordinatore del Gruppo di Lavoro può partecipare alle sedute del Consiglio su richiesta del Consiglio stesso.

7. IL VOLONTARIATO

L’associazione riconosce il valore sociale, solidale e civico del volontariato quale attivitàprestata in modo personale, spontaneo e gratuito senza fini di lucro, neanche indiretti, per rispondere ai bisogni dei singoli e delle comunità (art.1 del regolamento dei volontari della casa del popolo).

L’associazione afferma il valore del volontariato di promozione sociale come strumento di ricreazione dei legami sociali considerando il singolo nella sua dinamica collettiva e favorendo la partecipazione del volontario alla programmazione e progettazione delle attività per le quali presta il proprio impegno.

Il volontario, tramite la propria attività, attua le finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale proprie dell’associazione.

Il volontariato è fulcro della vita associativa e l’Associazione si impegna a fornire formazione e informazione ai/alle propri/e volontari/e e ad assolvere tutti gli adempimenti previsti dagli articoli 17 e 18 del d.lgs. n. 117/2017 prevedendo a tale scopo incontri semestrali tra il gruppo dei/delle volontari/e e dai/dalle referenti incaricati dal Consiglio direttivo.

Le modalità di organizzazione delle attività di volontariato svolte all’interno dell’Associazione sono disciplinate dal Regolamento dell’Attività di Volontariato approvato dall’Assemblea dei soci/e in data 24/10/2020.

7.1 ATTIVITA’ ISTITUZIONALI DELLA CASA DEL POPOLO

Sono considerate attività istituzionali Il Coro Sociale, la Squadra del gioco del Biliardo e Svegliamoci Bambine.

8. UTILIZZO E GESTIONE DEGLI SPAZI DELLA CASA DEL POPOLO

La casa del popolo vanta una sede sociale di grandi dimensioni, composta di spazi al chiuso e all’aperto.

Di seguito vengono riportate alcune indicazioni utili ad una ottimizzazione della fruizione deglispazi.

8.1ACCESSO AGLI SPAZI DELLA CASA DEL POPOLO

L’accesso alla casa del popolo è di norma consentito durante l’orario di apertura approvato dal Consiglio direttivo.

Eventuali ingressi fuori da tali orari, debitamente motivati, devono essere comunicati al/alla Presidente prima dell’accesso alla sede sociale.

Per accedere a stanze di norma chiuse, è necessario ritirare le chiavi in segreteria previa firma sul registro consegne.

8.2 SPAZI CONCESSI A ORGANIZZAZIONI ESTERNE

Al fine di sviluppare sinergie e collaborazioni con i soggetti del territorio, è compito della casa del popolo promuovere l’ospitalità favorendo la presenza al suo interno di associazioni, formazioni politiche o gruppi informali mettendo a disposizione a tal fine i propri spazi, in forma esclusiva o condivisa secondo le disponibilità oggettive e il calendario aggiornato.

L’uso degli spazi è riservato ai soggetti che si riconoscono nello Statuto sociale della casa del popolo e che quindi ne condividono le finalità e i valori.

È compito dei soggetti ospitati collaborare al buon andamento di tutta la casa del popolo avendo cura di comunicare al proprio gruppo l’importanza di tenere un comportamento corretto in tutti gli spazi della casa del popolo.

Sono inoltre compiti delle organizzazioni ospitate la cura degli spazi assegnati e la segnalazione tempestiva di eventuali anomalie, guasti o altre necessità di intervento.

È compito del Consiglio Direttivo individuare ulteriori forme di collaborazione e sinergie con altri soggetti del territorio.

8.2.1 Tariffe

E’ prevista la sottoscrizione di un contratto di noleggio per l’uso momentaneo, negli altri casi i contratti previsti sono Comodato d’Uso o Affitto.

Saranno applicate delle tariffe debitamente predisposte deliberate dal Consiglio, calcolate in base a:

  • Utilizzatore
  • Scopo
  • Grandezza dello spazio ed ai relativi costi di gestione

In alcuni casi non sono previsti costi da imputare agli utilizzatori degli spazi in quanto parti integranti della nostra Associazione.

8.3 CALENDARIO

Al fine di agevolare una corretta fruizione degli spazi, la segreteria organizzativa predispone un calendario online che preveda l’aggiornamento costante delle prenotazioni e delle disponibilità degli spazi, avendo cura di indicare giorni, orari, spazi occupati e referenti delle attività.

Il calendario online può essere visto da tutti/e i/le consiglieri/e e modificabile esclusivamente dai/dalle referenti incaricati dal Consiglio direttivo.

8.4. SICUREZZA

La casa del popolo può avvalersi di consulenti esterni per una corretta gestione della sicurezza degli spazi e per la corretta applicazione del “Testo Unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro“, (Decreto Legislativo 9 aprile 2008n.81).

Un/a incaricato/a individuato/a dal Consiglio direttivo, coordinandosi con il consulente esterno, supporta il Presidente nella calendarizzazione degli adempimenti periodici e nel monitoraggio di eventuali criticità in materia di sicurezza.

9. ELEZIONI DEGLI ORGANISMI DIRIGENTI

L’Assemblea dei soci/e nomina una Commissione Elettorale composta da 5 membri che abbiano conoscenza delle dinamiche della casa del popolo e del corpo sociale.

E’ compito della commissione elettorale individuare una lista di almeno 20 soci/e candidati alla carica di consigliere e tre soci/e disponibili a candidarsi a sindaco revisore.

Sarà cura della Commissione Elettorale garantire un’equa rappresentanza di genere.

I/le primi/e 15 candidati/e alla carica di consigliere vengono eletti sulla base delle preferenze raccolte; i/le non eletti/e possono entrare a far parte del Consiglio Direttivo nei casi previsti all’art. 27 dello statuto sociale.

Ogni socio/a può indicare al massimo/un totale di 10 preferenze.

Approvato dall’Assemblea dei Soci in data 24 ottobre 2020

Il Presidente dell’Assemblea

Il Presidente dell’Associazione